W momencie gdy ogłoszono zapisy na Bieg Urodzinowy w Gdyni, niektóre osoby podniosły wrzawę. Jak to? 30 zł wpisowego? Zdzierstwo! Złodzieje! W tej cenie powinna być koszulka! … i tak dalej.

Na mnie te 10 zł nie zrobiło różnicy. Z drugiej strony zastanawiałem się czy jakby cena za rok podskoczyła do 40 zł, to czy nie zastanawiałbym się nad uczestnictwem, jeśli miałby to by być bieg tylko dla frajdy. Tak czy inaczej postanowiłem rozpocząć pewne małe śledztwo. Pamiętam jak w tym lub ubiegłym roku nie doszedł do skutku nocny półmaraton we Wrocławiu. Tam również zmieszano organizatorów z błotem. Po tym incydencie powstał artykuł opisujący złożoność organizacji takiego biegu. Przeczytałem może 1/4 tego tekstu. Miał on chyba parenaście stron. Od tamtej pory patrzę na organizatorów biegów łagodnym okiem. W przypadku Gdyni pokusiłem o wysłanie serii pytań do Gdyńskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji. Poniżej to czego się dowiedziałem. Zapraszam do lektury.

Czy koszty organizacji biegu miejskiego dla 2000 osób i 6000 osób (sam bieg główny) są na zbliżonym poziomie?

Każdy zawodnik kosztuje. Kosztuje pakiet startowy czyli koperta, agrafki, numer, chip, medal, butelka wody, czy kubek herbaty oraz koszulka, która jest elementem pakietu podczas Nocnego Biegu Świętojańskiego, a nie są to małe koszta, więc jest bardzo duża różnica w kosztach organizacji biegu na 2000 czy na 6000 osób. Do obsłużenia 2000 osób, np. w sekretariacie potrzeba o wiele mniej osób niż w przypadku 6 tysięcy, więc tu znów koszty rosną. Kolejny punkt to hala namiotowa. Na przyjęcie 2000 osób hala nie musi być taka duża, jak na 6000. O tonerach do drukarki, pracy ludzi którzy pakują pakiety (tego nie robi maszyna), gabarytach samochodu który to wszystko pomieści i przywiezie (nie wszystko wejdzie do osobówki) nie wspominając. To niestety wszystko kosztuje, więc różnica między organizacją biegu miejskiego na 2 i na 6 tysięcy osób jest duża.

niepodleglosc00813

Co produkuje największe koszta dla tego typu imprezy? Najchętniej poznałbym przybliżone kwoty za różne rzeczy.

Jako jednostka budżetowa Urzędu Miasta Gdyni jesteśmy zobowiązani do przestrzegania dyscypliny zamówień publicznych, więc na wszystkie usługi, zakupy itp. organizowane są przetargi (ograniczone, nieograniczone) oraz zapytania o cenę, co jest automatycznie ogłaszane i publikowane w Internecie. Zapraszam na: http://gdyniasport.pl/pl/zamowienia-publiczne/przetarg-nieograniczony

a) koszta pomiaru czasu (jakie kwoty dla różnej ilości biegaczy)?

Zapraszam na naszą stronę: http://gdyniasport.pl/images/zamowienia_publiczne/2013/PN/2710.60/rozstrzygnicie.pdf

b) koszta przygotowania trasy (wynajem barierek – chyba że macie swoje, rozstawienie ich, oznaczenie kilometrów)

Dysponujemy około 300 sztukami swoich barierek, lecz są one potrzebne do zabezpieczenia m. in. stadionu piłkarskiego, stadionu rugby czy innych obiektów, stąd więc jesteśmy zmuszeni wynajmować barierki w ilości około 1500 sztuk na bieg. Oczywiście barierki same się nie przewiozą i nie rozstawią, więc koszt takiego przedsięwzięcia jest duży, a jaki, wystarczy spojrzeć na wyniki przetargu: http://gdyniasport.pl/images/zamowienia_publiczne/2013/PN/2710.59/barierki.pdf

Więcej informacji o przetargach: http://gdyniasport.pl/pl/zamowienia-publiczne/przetarg-nieograniczony/itemlist/category/411-gosirdzpi271062014 Ja tego nie czytałem. Przygotowanie się do złożenia oferty w tych przetargach to droga przez mękę ;)

niepodleglosc00507

c/ ludzie pracujący przy imprezie (zarówno dzień przed eventem – wydawanie pakietów, jak i na imprezie: rozdający wodę, zabezpieczający trasę, „szatnia”, porządkujący)

Czym więcej biegaczy, tym więcej osób należy zatrudnić min. do obsługi sekretariatu, depozytu, obsługi medycznej czy w przypadku dwóch biegów do wydawania wody. Ilość osób z agencji ochrony oraz tzw. technicznych, zależy od długości i poziomu skomplikowania trasy, gdyż każde skrzyżowanie, nawet to najmniejsze musi być zabezpieczone przez odpowiednio przeszkoloną osobę.

d) opłata dla miasta za zajęcie przestrzeni publicznej. Nie wydaje mi się aby tutaj pojawiła się jakaś liczba, wszak impreza to również reklama dla miasta, jak zresztą napisane jest również w regulaminie. Czy orientujecie się jaki byłby to koszt, gdyby impreza byłaby mniej związana z Miastem Gdynia?

Gdyński Ośrodek Sportu i Rekreacji jest jednostką budżetową Urzędu Miasta Gdyni, więc jako „miasto” nie ponosimy kosztów związanych z wynajmem przestrzeni publicznej. Jeżeli bieg organizowany byłby przez firmę zewnętrzną, komercyjną musiałaby ona uiścić kwotę objętą cennikiem.

e) zabezpieczenie przez służby profesjonalne/specjalistyczne (policja, straż, medycy)

Policja w ramach swoich obowiązków jak również straż miejska jest zobowiązana do zabezpieczenia tego typu imprez. Straż Pożarna w ramach wieloletniej bardzo dobrej współpracy nieodpłatnie użycza nam jedynie podnośnik oraz namiot pneumatyczny będący własnością Wydziału Kryzysowego i Ochrony Ludności, który stanowi element zabezpieczenia medycznego imprezy. Koszty zabezpieczenia medycznego są bardzo duże, gdyż wraz ze wzrostem ilości osób startujących zwiększamy odpowiednio ilość obsługi medycznej. Podczas Biegu Niepodległości trasę zabezpieczało 5 karetek pogotowia ratunkowego w tym jedna specjalistyczna, 2 quady z ratownikami medycznymi, 2 motocykle z ratownikami medycznymi, 1 quad z przyczepką POPR, dodatkowo obsługa ambulatorium na mecie w postaci lekarza i ratowników medycznych, obsługa namiotu – ambulatorium na mecie biegu i lotne patrole medyczne które udzielały doraźnej pomocy w centrum zawodów. To bardzo duża ilość ratowników, którzy przecież nie będą pracować za darmo, taka praca to duży stres i odpowiedzialność, a wiadomo – bezpieczeństwo to podstawa.

niepodleglosc01229

f) toalety, prąd na miejscu, nagłośnienie, atest trasy

Oczywiście, im więcej osób w biegu, tym więcej toalet należy zamówić. Prąd jest rozliczany na podobnych zasadach, jakie funkcjonują w każdym gospodarstwie domowym, czyli płacimy za zużytą ilość prądu. Nagłośnienie mamy swoje, które obsługują nasi pracownicy, lecz by uatrakcyjnić nasz bieg wynajmujemy dwa duże telebimy, które są zlokalizowane w namiocie przy scenie. Dzieje się to w formie zapytania o cenę. Na Biegu Niepodległości ustawionych zostało 30 toalet + 5 pisuarów typu „cross”. W temacie atestu trasy zapraszam na stronę Pana Tadeusza Dziekońskiego, który się tym zajmuje z ramienia PZLA http://king_of_metal15.republika.pl/atestacja_tras.htm

g) to co za metą i bezpośrednio związane z uczestnikiem (numer startowy, medal, ewentualne dodatki jak koszulka). Pakowanie pakietów startowych?

Numer startowy, 4 agrafki, koperta, wydrukowana karta startowa, chip, toner do drukarki, medal, koszulka to oczywiście kolejne koszty, o których uczestnicy często zapominają. Proszę sobie wyobrazić ile czasu trwa wydrukowanie i zmontowanie kilku tysięcy pakietów, maszyna tego nie zrobi. Należy przyporządkować numer startowy do każdej osoby, zapakować do opisanej koperty wraz z agrafkami, chipem, na wszystko przyczepić kartę startową i poukładać od 1 do XXXX…

h) jakie jeszcze istnieją koszty przy organizacji tej imprezy? Wydawanie pakietów jest na obiekcie GOSiRu więc rozumiem, że część kosztów odpada, bo jest realizowane własnymi siłami (materiały i ludzie)

Nie do końca. W tym czasie, kiedy pakiety są wydawane na hali GOSiR, obiekt mógłby zarabiać na siebie. Proszę pamiętać, że trenują tu różne drużyny, które według cennika płacą za korzystanie z hali. Taki zespół średnio obchodzi, że jest bieg. Ludzie – około 40 osób (w zależności od ilości stanowisk) jest zatrudnionych na umowę – zlecenie, więc łatwo to wszystko policzyć.

niepodleglosc02211

3. Jak wygląda sytuacja z wolontariuszami w biegach Gdyńskich? Czy poszukujecie takich czy zwyczajnie zatrudniacie ludzi do obsługi imprezy?

Wolontariusze stanowią u nas znikomy procent osób zaangażowanych w organizację biegu, zgłaszają się do nas sami jako że potrzebują „wypracować” odpowiednią ilość godzin w ramach zajęć w szkołach, w których się uczą. Tu niestety jest problem takiego rodzaju, że wielu z nich niestety nie stawia się w wyznaczonym miejscu w wyznaczonym czasie, a to stanowi poważny problem organizacyjny. Dla przykładu podam sytuację z innego dużego biegu, kiedy ze 100 planowanych i potwierdzonych osób do pracy przyszło 70%… Jakie to ma znaczenie dla imprezy łatwo się domyśleć. W gdyńskich biegach stawiamy na ludzi z doświadczeniem, którym możemy zaufać, którzy są sprawdzeni i pracowali z nami od kilku lat. Takie osoby są zatrudniane na umowę zlecenie i wiedzą, że w przypadku nie stawienia się w miejscu pracy, czy nie przykładania się do realizacji zadania, następnym razem nie zostaną u nas zatrudnieni, co wiąże się bezpośrednio z finansami. Obecne przy imprezie jest zatrudnionych prawie 200 osób nie licząc agencji ochrony i innych służb zaangażowanych w to wielkie przedsięwzięcie.

4. Jak wyglądała trasa biegów gdyńskich w poprzednich paru latach i ile wynosiło wpisowe?

Trasa gdyńskich biegów bardzo często ulegała zmianom. Były lata, kiedy biegaliśmy tylko po Skwerze Kościuszki, kiedyś po plaży i Bulwarze. Najczęściej jednak wykorzystywany był Bulwar Nadmorski i w zależności od frekwencji biegaliśmy na 4 okrążeniach, potem na 3, dwóch by przenieść cię definitywnie na jedno, ale to wszystko ewoluowało kilkanaście lat. Pamiętam moje pierwsze zawody na początku lat 90 tych. Biegało się tylko wyłącznie na Bulwarze, 500m w jedną stronę i 500m w drugą, ale wtedy startowało mniej niż 30 osób. Wpisowe – kiedyś gdyńskie biegi były darmowe, nie pobieraliśmy wpisowego. Potem było 10, 20 i obecnie 30 złotych, co uważam za symboliczną opłatę, szczególnie patrząc jak wielka i jak skomplikowana to impreza. Niektórzy niestety twierdzą inaczej, o czym można poczytać na forach czy na FB. Niestety my Polacy tak mamy, że potrafimy tylko narzekać… a myślenie, że wpisowe = pakiet, świadczy o braku wyobrażenia, jak drogie i skomplikowane jest organizowanie tak dużego biegu ulicznego, jaki ma miejsce min. w Gdyni. Proszę pamiętać o jeszcze jednej sprawie, jako jednostka budżetowa UMG GOSiR nie może zarabiać, więc np. wpisowe, czy ewentualne kwoty pozyskiwane od sponsorów – jak można poczytać na forach… są odprowadzane do kasy miasta.

niepodleglosc02430

5. Przy okazji pytanie: czy zostajemy w tym roku z tą samą trasą i takim samym startem?

Bieg Urodzinowy na pewno będzie rozegrany na tej samej trasie ze startem i metą w tym samym miejscu. Trasa pozostałych biegów może ulec zmianie, ale to nie zależy tylko i wyłącznie od nas. Na mapie łatwo jest wszystko narysować i zamknąć pół miasta, jednak należy pamiętać, o takich punktach, jak szpital, straż pożarna, komenda policji czy innych niezbędnych do funkcjonowania miasta instytucjach. Kolejnym problemem jest liniowy charakter ulic w naszym mieście i nie jest wcale tak prosto ułożyć trasę tak, by zarówno mieszkańcy, służby jak i biegacze byli zadowoleni. Każda trasa jest opiniowana przez Komendanta Miejskiego Policji oraz Komendę Wojewódzką Policji w porozumieniu z innymi miejskimi służbami. Pamiętajmy również o bieżących remontach, objazdach i utrudnieniach w ruchu, zanim usiądziemy wygodnie przed komputerem i napiszemy na forum, że organizator mógł puścić trasę tu, tu i tu. Papier wszystko przyjmie…

Moje podsumowanie

Spodziewałem się takich odpowiedzi. Starałem się rozejrzeć w myślach co widziałem na gdyńskich biegach w ostatnim roku. Chciałem podać wszystko co kojarzy mi się z kosztami podczas organizacji biegu. Zasięgałem również pomocy w internecie aby poznać koszty innych biegów. Mimo to zostałem zaskoczony kilkoma dodatkami do kosztorysu imprezy. No cóż, spodziewałem się również tego.

Najłatwiej byłoby dodać największe kwoty organizacji imprezy, by zobaczyć ogólny obraz. Jednak w tym przypadku mniejszych kosztów jest tak dużo, że przypomina mi to budowę domu. Łatwo dodać do siebie duże sumy ale to nie koniec. Wszystkie drobne dodatki, kosztujące niewiele, po paręset złotych, gdy zsumujemy ze sobą tworzą tysiące, a później dziesiątki tysięcy złotych.

Każdy z nas może policzyć sobie 30 zł * liczba zgłoszeń. Jak ma się uzyskana kwota do kosztów organizacji biegu? Powyżej masz przedstawione informacje, które dają sporo światła na tę kwestię. Ile miasto dokłada do organizacji biegu? Nie wiem. Widzę jednak, że z uwagi na to, że organizatorem jest jednostka budżetowa naszego miasta, część kosztów odpada, a mimo to wpisowe nie wystarczają na pokrycie kosztów. Nie zastanawiajcie się jednak nad tymi kwestiami ósmego lutego tylko patrzcie przed siebie i biegnijcie, bo macie taką możliwość. Życzę dobrych czasów :)

niepodleglosc02611

Wszystkie zdjęcia pochodzą z profilu GOSiR Gdynia na G+.

14 KOMENTARZE

  1. Dobra robota z tym tekstem. Dowiedziałem się wielu ciekawych rzeczy. Zawsze wiedziałem, że organizacja takiej imprezy to ogromny wisiłek ale dopiero jak przeczyta się szczegóły i konkrety to oczy się otwierają.

    • Dzięki za komentarz :) Mi też otworzyli nieco bardziej oczy na kwestie organizacyjne. Wiadomo, że ogrom pracy przekłada się na wiele głów i rąk. Jednak kasy pewnie wciąż mało. Na Półmaraton Warszawski zapisało się ponad 10 tys. ludzi. Każdy zapłacił minimum 80 zł. Niecały milion do wydania, a pewnie miasto taki tak musi dokładać.

      • Przy tylu różnych rzeczach do opłacenia, to wydaje mi się, że takie imprezy nie są dochodowe. Oczywiście wpływy to nie jest samo wpisowe, bo pewnie jest jeszcze interes na reklamach i zarobek na kibicach którzy się pojawią, ale tak czy inaczej bilans wychodzi na 0 albo nawet trzeba dopłacać. Ale pozostaje reklama dla miasta, zabawa i samo wydarzenie, które jest bezcenne.

        • Myslę tak samo. Na przykład Herbalife Triathlon Gdynia to promocja marki/brandu.Herbalife. W przypadku Gdyni nawet w regulaminie piszą, że celem jest popularyzacja biegania i miasta ;)

        • Biegi uliczne organizowane przez nas, niestety nie są dochodowe, ale nie muszą być. To przede wszystkim promocja miasta i sposób aktywizacji mieszkańców. Co innego z imprezami komercyjnymi np. HTG 2014, Półmaraton / Maraton Warszawski itp.
          Do kosztów oczywiście należy dodać jeszcze medale odlewane,puchary, za które również musimy zapłacić.
          Temat o którym nie wspomniałem, to imprezy towarzyszące, czyli marsz Nordic Walking i biegi dziecięce. Te dwie imprezy są darmowe, a uczestnicy dostają to, co w biegu głównym, tylko medale są inne, ale zostaje pomiar czasu, numery, agrafki, pakiety, herbata itp…

  2. Ciekawy pomysł na tekst, ale nie do końca przemawia do mnie forma. Mało konkretnie jak dla mnie. Zanim odeśle się czytelnika do źródła, trzeba mimo wszystko podać „dane” a dopiero odsyłać do źródła jako potwierdzenie podanej informacji. Tu mi tego brakuje. I zestawienia „koszty- wpływy”. Ile wpływa z opłat startowych od sponsorów, a jest ich kilku i całkiem konkretne firmy, no i koszty, których też nie jest mało. Czarno-biało, wówczas czytelnik ma konkretną informację, że np. 35 tys. złoty Gosir (Miasto Gdynia) jako organizator musi dołożyć do imprezy lub wyszedł na zero :-p
    Obecna wersja to taka woda na młyn niezdrowej i nie konkretnej dyskusji, jaka się rozwinęła na różnych forach.

    • Masz absolutną rację ale nie starczyło mi odwagi by pytać o kwoty od sponsorów. Nie wiem nawet czy jest to jakaś tajemnica.

      W ogóle wielkie dzięki za komentarz. Niestety nie dowiedziałem się jaki jest konkretny podział np. 90 tys. złotych za rozstawienie barierek na konkretne imprezy (bo to nie jest dzielone na cztery biegi, tylko są jeszcze inne imprezy w ciągu roku. Zdecydowana większość jednak idzie na biegi). Dlatego poddałem się zupełnie jeśli chodzi o stworzenie zestawienia koszty-wpływy.

      Sponsorzy niektórzy są całkiem konkretni ale wątpię aby były to duże wpływy pieniężne. Ile może kosztować armatora czy bank/ubezpieczalnie umieszczenie paru banerów na ogrodzeniu przy mecie. Będąc osobą odpowiedzialną za takie wydatki u sponsora imprezy nie dałbym za to dużo :P

      • Właśnie konkretne informację mogą dać racjonalny pogląd na dany problem. Bo Twój artykuł niczego tak naprawdę nie wyjaśnił. Osoby, które miały wątpliwości do do słuszności poniesienia kwoty startowego, nadal te wątpliwości mają. I nie chodzi mi o zagorzałych przeciwników, ale o rozważne osoby, które oczekują argumentów.
        Takie zestawienia wyjaśniałoby wszystko, że np. przy startowym 20 zloty Gosir ma takie straty, na biegu, a startowe 30 zloty zmniejsza je do takich.
        Sponsorzy są różni, banki płacą duże sumy za banery na imprezach gdzie przewija się średnio po 5-8 tys. ludzi (zawodnicy + rodziny i znajomi), więc tej kwestii bym nie bagatelizował. Wiadomo, że organizacja imprezy to znaczny koszt. Mogę się zgodzić, że większa liczba startujących to większy koszt, ale pewne koszty są stałe. Wszystko to tylko gdybania i domysły, a gdybyśmy zobaczyli liczby to było by jasne.

        Niemniej, zamysł na artykuł bardzo fajny :-)

  3. Super artykuł. Sam ze znajomymi poważnie zastanawiam się nad organizacją biegu w naszym mieście lub okolicach i co chwile zdajemy sobie sprawę jak wiele wysiłku należy włożyć w organizację nie mówiąc o pieniądzach :)

  4. Bardzo wyczerpujący artykuł. Dużo kwestii zostało fajnie wytłumaczone. Każdy organizator chce jak najbardziej ciąć koszty bez utraty na atrakcyjności biegu. Ja polecam blog http://blog.dostartu.pl/post/147006731786/zawody-z-pomys%C5%82em-to-po%C5%82owa-sukcesu na którym zostało przedstawione 6 pomysłów na organizację swojego biegu. Dodatkowo przy bezpłatnych biegach za darmo można rejestrować internetowo uczestników oraz jest darmowa tablica wyników po biegu.

    • Dzięki za komentarz i link. Już zabieram się za czytanie. :)
      Znajomi teraz wzięli się za organizację taniego biegu. Zamiast po ulicy to po parkach i zrezygnowali np. z medalów dla wszystkich (ciekaw jestem jak to będzie odebrane wśród obecnych biegaczy, którzy „chcą wszystkiego”).

  5. Niema sprawy, mam nadzieję, że się przyda:) To fakt obecnie sporo ludzi biega głównie po trofea i możliwość fotki z nimi na „fejsie”. Tak jak napisano w blogu, który podałem dużą robotę wykonuje dobra data np. bieg w moro z flagą 2 maja:) To tylko jeden z moich pomysłów, ale mam nadzieję, że choć trochę pomogę Pańskim znajomym. Pozdrawiam

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here